Toimenpiteet Virtaa-palvelussa

1. Selvitä motivaatio

Miksi haluat lähteä kehittämään liiketoimintaasi? Tämän kysymyksen avulla päästään kehitysprojektissa jo pitkälle. Lyhyesti esitettynä esimerkit voivat olla pakko (markkinoilla tai kilpailussa mukana pysyminen vaatii), halu (käyttää esim. Uusimpia teknologioita tai työtapoja), liiketoiminnan helpottaminen ja keventäminen (esim. toistuvien rutiinien automatisointi ja/tai työhyvinvoinnin lisääminen) tai toiminnan nopeuttaminen.

Yrityksissä kehityskohteet vaihtelevat paperittoman toimiston tavoittelusta tiettyihin yksittäisiin uuden teknologian tai digitaalisen työkalun ostoon. Kehittäminen voi tarkoittaa myös tutustumista kilpailijoiden vastaaviin tuotteisiin tai palveluihin. Näitä toisten yritysten tarjontaa tulee verrata (benchmarkata) omiin ja pohtia miten omia voi kehittää.

2. Kirjoita tavoitelista (Myös ne ihan pieniltäkin tuntuvat tavoitteet)

Mieti ja kirjoita ylös missä näet yrityksesi tulevaisuudessa? Kun olet saanut muutaman asian listattua, pohdi, mitä yritykseltä ja/tai sinulta vaaditaan, jotta nuo tavoitteet saavutetaan.

3. Onko yritykselläsi tai tuotteillasi/palveluillasi kilpailijoita? Kuinka monta niitä on ja onko näiden yritysten toiminnassa jotain mitä ihailet?

Kun sinä ja/tai yrityksen muut työntekijät ovat vastanneet kysymyksiin, vertailkaa vastauksia. Löytyykö niistä yhteneväisiä vastauksia ja tavoitteita? Kopioikaa kaikki vastaukset yhdelle paperille ja merkitkää niistä yhteisesti tärkeimmät. Näin sinulla ja yritykselläsi on kuva siitä, miksi yrityksen liiketoimintaa kehitetään ja mitkä ovat sen tärkeimmät tulevaisuuden tavoitteet.

1. Onko sinulla tai yritykselläsi rutiineja?

Esim. “Katson sähköpostit aina aamulla.”, “Hoidan puhelut klo 12 jälkeen”., “Laskutus hoidetaan kerran viikossa työajan jälkeen.”, “Avaan tilausjärjestelmän ensimmäisenä aamulla ja teen sillä useita toimenpiteitä pitkin päivää”. Jos et ole yksinyrittäjä pyydä myös muita työntekijöitä pohtimaan omia rutiinejaan.

2. Kirjaa rutiinit ylös ja merkitse ylös myös kuinka monta kertaa ja mihin aikaan viikossa tai kuukaudessa ne tehdään.

3. Kun olet saanut oman rutiinilistasi valmiiksi mieti mikä tai mitkä näistä rutiineista vie eniten aikaa. Entä mikä/mitkä rutiinit ovat kaikista turhauttavimpia? Pyydä myös muita työntekijöitä miettimään turhauttavimmat rutiinit.

Tämän toimenpiteet avulla päästään selville niistä kehityskohteista, joiden parantamiseen kannattaa jossain vaiheessa keskittyä. Turhautuminen johonkin rutiiniin tai prosessin osaan on selkeä viesti siitä, että tämä tulee ottaa kehitettävien asioiden listalle. Huomaa silti, että turhautuminen tai rutinoituminen ei välttämättä tarkoita tämän rutiinin nostamista tärkeimmäksi kehityskohteeksi. Tärkeimpiä kehityskohteita ovat ne, jotka varmistavat liiketoiminnan jatkumisen ja vakauttavat sekä vievät eteenpäin liiketoimintaa.

1. Listaa käyttämäsi tai yrityksen käytössä olevat työkalut. Tähän kannattaa listata myös ruutuvihkot ja post-it laput. Listalle tulee esim. Sähköposti, verkkosivut, verkkokauppa, laskustus- ja tilausohjelmat yms.

2. Kun olet saanut listan valmiiksi, pohdi, toimivatko nämä järjestelmät. Tekeekö ne sen mitä oletat ja haluat niiden tekevän? Ovatko ne omasta mielestäsi täydessä käytössä vai koetko, että niitä ei hyödynnetä tarpeeksi?

3. Oletko luopunut jonkin digitaalisen työkalun käytöstä? Miksi?

Tämän toimenpiteen tehtyäsi sinulla on kartoitus omista digitaalisista työkaluista. Kun kartoitus on tehty, ota esille Toimenpiteessä 2 tekemäsi listaus rutiineista ja prosessien osista, joita sinä ja yrityksesi muut työntekijät tekevät. Tee vertailu näiden kahden listan välillä; missä rutiinissa sinulla on mikäkin työkalu käytössä? Löytyykö sinulta rutiineja tai prosessien osia, joissa ei käytetä mitään listaamiasi työkaluja?
Voisiko näitä prosesseja uudistaa tai tehostaa joillain sinulla jo olemassa olevalla digitaalisella (tai manuaalisella) työkalulla?

1. Valitse kohde

Kehityskohteen valinta edellyttää herkkää ja tilannekohtaista tarkastelua. Yrityksen nykyinen liiketoiminta, kehitystarpeet, henkilöstötilanne ja strategia ovat avainasemassa valintaa tehdessä. Inside the Box –hankkeessa olemme 40 yrityspilotin perusteella tehneet seuraavat suuntaviivat kehityskohteen valintaan:

#kevennä

Jos ensimmäinen ajatus on se, että miten ihmeessä yrityksen liiketoimintaa voisi kehittää, kun nykyisiäkään töitä ei ehditä millään tekemään, voi kohteena ollakin työprosessien keventäminen. Onko arkirutiineissa turhia tai päällekkäisiä työtehtäviä? Entä voisiko joitain töitä tehdä tehokkaammin työprosesseja tai työtehtäviä uudelleen järjestelemällä?

#ota haltuun

Löytyykö yritykseltä jo kaikki olennaiset työkalut, mutta niiden käyttö takkuaa? Tällöin kehityskohteen valinnaksi sopii olemassa olevien työkalujen haltuunotto. Mitä ominaisuuksia työkaluissa on? Miten niitä käytetään tällä hetkellä? Onko osa toiminnallisuuksista ottamatta vielä käyttöön? Ymmärrys käytössä olevien työkalujen toiminnallisuuksista sekä niiden tehokkaasta käytöstä on avainasemassa, jotta työt saadaan tehtyä tehokkaasti. Tutkitusti myös toimivat työkalut ja –prosessit lisäävät työhyvinvointia.

#kasva

Yrityksen käytössä olevat työkalut ja –prosessit rullaavat hyvin ja seuraava looginen suunta olisi yrityksen liiketoiminnan kasvattaminen. Kun kasvu valitaan yrityksen liiketoiminnan kehittämiskohteeksi, on olennaista miettiä kasvutapoja ja –mahdollisuuksia. Tapahtuuko kasvu laajentamalla nykyistä tuote- tai palvelutarjontaa? Haetaanko kasvua kotimaisilta vai kansainvälisiltä markkinoilta? Miten kasvua tukevat prosessit, kuten myynti ja markkinointi hoidetaan?

#osallista

Kun yrityksellä on toimivat työkalut ja –prosessit, liiketoiminta on vahvasti kasvusuuntaista ja yrityksen henkilöstö voi hyvin, voi kehityskohteen valita myös yrityksen verkostosta. Miten yhteiskehittämisen hengessä voi jakaa verkostolle tietoutta toimivista käytänteistä, joilla yrityksen toimintaa voi kehittää? Osallistamalla verkoston yrityksiä ja jakamalla tietoutta toimivista käytänteistä voi samalla rakentaa yhteistä hyvää ja hyvinvointia sekä luoda uusia, yllättäviäkin kumppanuuksia.

2. Määrittele kesto

Liiketoiminnan kehitys on pitkäjänteistä työtä. Kuitenkin valittava kehityskohde ja -työ on syytä määritellä projektiksi, jolloin kehittämistyön tarkastelu ja arviointi on selkeämpää. Toimivat käytännöt integroidaan osaksi arjen työprosesseja, jolloin kyse ei enää ole projektista.
Kehityskohteen valinnan jälkeen rakenna kehittämistyöstä projekti, jolla on ennalta määritelty kesto. Projektin sisälle on myös hyvä määritellä erilaisia etappeja, jolloin kehitystyön tuloksia ja toimivuutta tarkastellaan ja arvioidaan tarkemmin.

3. Määrittele mittarit

Kehittämistyötä pitäisi aina jollain tavalla saada arvioitua ja mitattua sen toimivuutta. Mittarit voivat olla määrällisiä ja laadullisia riippuen valitusta kehityskohteesta. Muutamia esimerkkejä:

#kevennä

Säästynyt työaika, henkilöstön työhyvinvoinnin vahvistuminen

#ota haltuun

Säästynyt työaika, henkilöstön työhyvinvoinnin vahvistuminen, vapautuneen työajan käyttö yrityksen liiketoiminnan kehittämisessä, tuottavuuden kasvu

#kasva

Liiketoiminnan kasvu, tuottavuuden kasvu, yrityksen henkilöstömäärä, uudet palvelut tai tuotteet

#osallista

Uudet verkostot, uudet yhteistyömahdollisuudet, hyvinvoiva verkosto
Kun mittarit arviointia varten on valittu, on erityisen tärkeää arvioida ennen kehitysprojektin aloitusta myös lähtötaso. Mahdollista muutosta ja parannustyötä on mahdotonta arvioida ilman, että tiedetään lähtötilanne.

Tämän jälkeen kehitysprojekti laitetaan tulille. Projektin toteutuksessa on erityisen tärkeää, että suunniteltu kehitystyö myös tehdään ja sille allokoidaan kalenteriin aika. Helposti uuden kehitys jää arkisten kiireiden alle, jolloin suunnittelutyö ja kehitystyön potentiaali valuvat hukkaan. Niin ikään kehitystyön aikana olevat etapit, joiden aikana arvioidaan kehitystyön vaikutusta määriteltyihin mittareihin, on erityisen tärkeää. Ilman mittareita on vaikeaa arvioida kehitystyön toimivuutta ja saatavia hyötyjä (tai haittoja).