Toimenpiteet Virtaa-palvelussa

Toimenpiteet Virtaa-palvelussa (pk-yrityksen itsenäisesti tehtävät toimenpiteet)

Liiketoiminnan kehitys koskettaa monia liiketoiminnan osa-alueita tavoitteesta tai kohteesta riippuen. Tavoitteena voi olla asiakkaiden kuunteleminen ja tehostettu asiakaslähtöisyys yrityksen prosesseissa. Tavoite voi olla myös markkinoilla pysyminen tai liiketoiminnan keventäminen. Uutta tietoa ja ideoita työnteon parantamiseen löytyy monilta tahoilta, myös korkeakoulujen tutkimushankkeiden kautta ja täältä Virtaa-alustalta.

Tärkeää on tunnistaa yrityksesi kasvupotentiaalit ja kehityskohteet siten, että työn tuottavuuteen vaikuttavat tekijät tuodaan esille ja niiden parantamiseen tarjotaan parannusehdotuksia ja -keinoja. Yhtälailla tärkeää on löytää ja säilyttää työssä tekemisen meininki ja mielekkyys eli pitää huolta yritysten työntekijöiden työhyvinvoinnista.

Virtaa-palveluun listataan toimenpiteitä, joiden avulla pienet ja keskisuuret yritykset, yrittäjät ja työntekijät voivat aloittaa liiketoiminnan kehittämiseen liittyviä toimia itsenäisesti, joko yhdessä tai erikseen. Nämä (1-3) toimivat ensiaskeleina hallittuun ja kestävään liiketoiminnan kehitykseen.

Toimenpide 1. Motivaatiotekijöiden löytäminen.

Tämän toimenpiteen avulla päästään kehityssuunnittelussa alkuun ja selvitetään yrityksen lähtökohdat. Alla oleviin kysymyksiin kannattaa kirjoittaa ylös, mutta niitä voi pohtia myös itsekseen. Jos et ole yksinyrittäjä, voit pyytää myös muita yrityksen työntekijöitä vastaamaan alla oleviin kysymyksiin.

1. Selvitä motivaatio

Miksi haluat lähteä kehittämään liiketoimintaasi? Tämän kysymyksen avulla päästään kehitysprojektissa jo pitkälle. Lyhyesti esitettynä esimerkit voivat olla pakko (markkinoilla tai kilpailussa mukana pysyminen vaatii), halu (käyttää esim. Uusimpia teknologioita tai työtapoja), liiketoiminnan helpottaminen ja keventäminen (esim. toistuvien rutiinien automatisointi ja/tai työhyvinvoinnin lisääminen) tai toiminnan nopeuttaminen.

Yrityksissä kehityskohteet vaihtelevat paperittoman toimiston tavoittelusta tiettyihin yksittäisiin uuden teknologian tai digitaalisen työkalun ostoon. Kehittäminen voi tarkoittaa myös tutustumista kilpailijoiden vastaaviin tuotteisiin tai palveluihin. Näitä toisten yritysten tarjontaa tulee verrata (benchmarkata) omiin ja pohtia miten omia voi kehittää.

2. Kirjoita tavoitelista (Myös ne ihan pieniltäkin tuntuvat tavoitteet)

Mieti ja kirjoita ylös missä näet yrityksesi tulevaisuudessa? Kun olet saanut muutaman asian listattua, pohdi, mitä yritykseltä ja/tai sinulta vaaditaan, jotta nuo tavoitteet saavutetaan.

3. Onko yritykselläsi tai tuotteillasi/palveluillasi kilpailijoita? Kuinka monta niitä on ja onko näiden yritysten toiminnassa jotain mitä ihailet?

Kun sinä ja/tai yrityksen muut työntekijät ovat vastanneet kysymyksiin, vertailkaa vastauksia. Löytyykö niistä yhteneväisiä vastauksia ja tavoitteita? Kopioikaa kaikki vastaukset yhdelle paperille ja merkitkää niistä yhteisesti tärkeimmät. Näin sinulla ja yritykselläsi on kuva siitä, miksi yrityksen liiketoimintaa kehitetään ja mitkä ovat sen tärkeimmät tulevaisuuden tavoitteet.

Toimenpide 2. Rutiinien ja niihin liittyvien haasteiden tunnistaminen.

Tämän toimeenpiteen avulla selvität itsellesi ja yrityksellesi millaisia henkilökohtaisia prosesseja yrityksessäsi tehdään ja selvitetään kokemiasi haasteita.

1. Onko sinulla tai yritykselläsi rutiineja?

Esim. “Katson sähköpostit aina aamulla.”, “Hoidan puhelut klo 12 jälkeen”., “Laskutus hoidetaan kerran viikossa työajan jälkeen.”, “Avaan tilausjärjestelmän ensimmäisenä aamulla ja teen sillä useita toimenpiteitä pitkin päivää”. Jos et ole yksinyrittäjä pyydä myös muita työntekijöitä pohtimaan omia rutiinejaan.

2. Kirjaa rutiinit ylös ja merkitse ylös myös kuinka monta kertaa ja mihin aikaan viikossa tai kuukaudessa ne tehdään.

3. Kun olet saanut oman rutiinilistasi valmiiksi mieti mikä tai mitkä näistä rutiineista vie eniten aikaa. Entä mikä/mitkä rutiinit ovat kaikista turhauttavimpia? Pyydä myös muita työntekijöitä miettimään turhauttavimmat rutiinit.

Tämän toimenpiteet avulla päästään selville niistä kehityskohteista, joiden parantamiseen kannattaa jossain vaiheessa keskittyä. Turhautuminen johonkin rutiiniin tai prosessin osaan on selkeä viesti siitä, että tämä tulee ottaa kehitettävien asioiden listalle. Huomaa silti, että turhautuminen tai rutinoituminen ei välttämättä tarkoita tämän rutiinin nostamista tärkeimmäksi kehityskohteeksi. Tärkeimpiä kehityskohteita ovat ne, jotka varmistavat liiketoiminnan jatkumisen ja vakauttavat liiketoimintaa.

Toimenpide 3. Digitaalisten työkalujen kartoitus.

1. Listaa käyttämäsi tai yrityksen käytössä olevat työkalut. Tähän kannattaa listata myös ruutuvihkot ja post-it laput. Listalle tulee esim. Sähköposti, verkkosivut, verkkokauppa, laskustus- ja tilausohjelmat yms.

2. Kun olet saanut listan valmiiksi, pohdi, toimivatko nämä järjestelmät. Tekeekö ne sen mitä oletat ja haluat niiden tekevän? Ovatko ne omasta mielestäsi täydessä käytössä vai koetko, että niitä ei hyödynnetä tarpeeksi?

3. Oletko luopunut jonkin digitaalisen työkalun käytöstä? Miksi?

Tämän toimenpiteen tehtyäsi sinulla on kartoitus omista digitaalisista työkaluista. Kun kartoitus on tehty, ota esille Toimenpiteessä 2 tekemäsi listaus rutiineista ja prosessien osista, joita sinä ja yrityksesi muut työntekijät tekevät. Tee vertailu näiden kahden listan välillä; missä rutiinissa sinulla on mikäkin työkalu käytössä? Löytyykö sinulta rutiineja tai prosessien osia, joissa ei käytetä mitään listaamiasi työkaluja?

Voisiko näitä prosesseja uudistaa tai tehostaa joillain sinulla jo olemassa olevalla digitaalisella (tai manuaalisella) työkalulla?