Kehityssalkku

ESR-rahoitteisen Hot Potato -hankkeen lopputulemana syntyi kehityssalkku, joka sisältää hankkeessa parhaaksi osoittautuneet käytänteet. Hankkeessa tehtiin 50 nopeaa kokeilua mikro- ja pk-yrityksille tavoitteena parantaa työhyvinvointia ja työtehoa työssä ja liiketoiminnassa. Kehityksen vipuvarsina toimivat digitalisaatio, pelillistäminen ja tiedolla johtaminen.

Asiakaskehityssalkku

Valittaessa asiakasrajapinnassa oleva kehitysprojekti, voidaan kehitys kohdentaa yrityksenne yrityksenne palvelujen tai palveluarkkitehtuurin kehittämiseen digitaalisia työkaluja ja prosesseja hyödyntäen, yhteistoiminnalliseen kehittämiseen yrityksenne ja asiakkaidenne kanssa tai tuottavuuden kehittämiseen palvelutarpeita ennakoimalla.

Kehitysideoita:
  1. Uusien asiakkaiden hankinta ja yrityskuvan luonti tai selkeytys
    • Markkinointiviestin kehittäminen, tuotteen ja myyjän luotettavuuden vaikutelman parantaminen kommunikaation keinoin (tutkimustiedon korostaminen, kolmansien osapuolien kommenttien ja arvostelujen julkaiseminen jne.)
  2. Nykyisten asiakkaiden palveleminen ja säilyttäminen
    • Digitalisointi ei ole itsetarkoitus vaan työkalu, jolla pyritään parantamaan yrityksen toimintaa. Toimivia digitaalisia palveluita ei voi tuottaa tietämättä mitä asiakkaat haluavat. Tiedonhaun prosessien kehittäminen on toimenpiteenä erittäin hyvin nopeaan kokeiluun soveltuva toimenpide. Tiedontarpeiden määrittely asiakkaan kanssa, tiedonhakumenetelmän valinta ja ensimmäisen tiedonhakupilotin toteuttaminen on loistavasti toteutettavissa nopeana kokeiluna.

Horisontaalinen kehityssalkku

Yrityksessä on paljon tietoa ja osaamista, jota kannattaisi käyttää paremmin hyväksi. Työntekijöiden osaaminen on kuitenkin substanssipainotteista ja tietoa esimerkiksi uusista työkaluista ei välttämättä ole kuten ei myöskään aikaa ja motivaatiota tiedon hankintaan. HotP-menetelmällä voidaan antaa yritysten käyttöön resursseja juuri aikaa vievään selvitystyöhön sekä tehdä ehdotuksia yrityksen tapauskohtaiseen toimintaan sopivista työtavoista ja työkaluista muutosaskelien toteuttamiseksi ja uusien asioiden kokeilemiseksi. Horisontaalisessa kehityssalkussa projektin lähtökohtana voi olla esimerkiksi tuottaa ketteriä, kokeilukulttuurin perustuvia ratkaisuja, jotka voivat liittyä esimerkiksi arjessa käytettäviin teknisiin työkaluihin (järjestelmät ja laitteistot), yrityksen henkilöstön sisäisiin suhteisiin (tiimiytyminen, työntekijöiden väliseen viestintään ja tiedonkulku) sekä resurssien kohdentamiseen yrityksen tarpeiden mukaisesti. Uusien toimintatapojen lähtökohtana ovat työntekijöiden kompetenssit ja osaamiset sekä työnkuva ja erityisesti sen muutos työhyvinvoinnin näkökulmasta.

Kehitysideoita:
  1. Työkalujen (ERP, CRM, laskutus etc) käyttöönotto
    1. Kriittisin hetki työkalun valinnassa on todellisten tarpeiden selvittäminen. Tiedonkeruu yrityksen prosesseista ja niiden asettamista vaatimuksista on tyypillinen askel liiketoiminnan kehityksessä. Nopeana kokeiluna voidaan tehdä kartoitus yrityksen tarpeista, vaatimusmäärittely työkaluille (esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmälle) sekä markkinoilla olevien järjestelmien vertailu. Selvitys ja vertailu saattavat myös johtaa lopputulokseen jossa yrityksen jo nyt käytössä olevat työkalut ovat tarkoituksenmukaisimmat ja pienillä toimintatapojen muutoksilla saadaan positiivisia vaikutuksia aikaan.
  2. Nykyisten järjestelmien hyötykäytön parantaminen
    1. Kun yrityksellä on käytössään toimivat työkalut mutta toiminta ei silti ole toivotun laista, on yksi mahdollisuus tarkastella käytettyjen järjestelmien käyttötapoja. Kehitysprojektissa voidaan jalkauttaa uusi osaaminen käytännössä kädestä pitäen työntekijöille kokeilemaan tehokkaampia työtapoja.
  3. Rutiinien automatisointi, toimintatapojen muutokset
    1. Kenttätyössä tarvittavan tiedon välittämisen tehostaminen: markkinoilla on useita valmiita tiedon mobilisointijärjestelmiä, joita voidaan kokeilla vähäisin kustannuksin. Kokeilun jälkeen voidaan järjestelmä integroida jatkuviin rutiineihin ja nykyisiin tai hankittaviin järjestelmiin. Tämän tyyppinen pieni integrointi/kehitysprojekti soveltuu erinomaisesti nopeaksi kokeiluksi. Se tarjoaa onnistuessaan välitöntä liiketoimintahyötyä asiakkaalle ja kokeiluna ohjaa tulevaisuuden toimintamallien kehityksen valintaa, vaikka itse kokeilun tulokset eivät olisikaan odotusten mukaisia.
    2. Toimintatapojen muutosta on mahdollista myös kokeilla luomalla konsepteja tai prototyyppejä esimerkiksi asiakaskommunikaatioon tai digitaalisten tuotteiden käsittelyyn.
  4. Toimintamallien radikaali uudistaminen
    1. Yrityksen koko toimintamalli voidaan myös siirtää verkkoon tai muuttaa digitaalisuuteen perustuvaksi. Tämä on usein tarpeen startupeissa ja voimakkaassa murroksessa olevilla aloilla.

Vertikaalinen kehityssalkku

Yritysten toimintamallit ovat kehittyneet vuosien varrella sellaisiksi, kun ne ovat nyt. Osa prosesseista on kehittynyt toisenlaisessa maailmassa ja osaa ei ole koskaan ajateltu läpi. Eräs digitaalisuuden vahvuuksista on erityyppisten tietojen käsittelyn ja visualisoinnin sekä hyödyntämisen helpottuminen. Tieto oman organisaation toiminnasta helpottaa tulevaisuuden haasteisiin vastaamista ja luo pohjaa positiivisille muutoksille. Kehityssalkun toimenpiteiden avulla voidaan parantaa esimerkiksi johtamiseen liittyvien yrityksen sisäisten prosessien, toimintojen ja käytänteiden läpinäkyvyyttä. Lisäksi osallistetaan työntekijät ja johto yhdessä kehittämään digitalisaation astetta ja parantamaan työn sujuvuutta luomalla kokeilukulttuuriin ja yksilökeskeiseen tietotyöhön perustuvia ratkaisuja.

Kehitysideoita:
  1. Sisäisten prosessien kartoitus ja formalisointi
    1. Ensimmäinen askel uudistumisessa on aina nykytilan analyysi ja nykyisten toimintatapojen kartoittaminen. Erilaisten dokumentaatiojärjestelmien käyttöönotto ja jopa suoranainen perusdatan kerääminen muodostaa hyvän haasteen tietojohtamisesta kiinnostuneelle yritykselle ja tarjoaa mahdollisuuden määrittää omaa toimintaansa.
  2. Nykyisen tiedon visualisointi ja jakaminen
    1. Saatavilla olevan datan ja tiedon hyödyntämisen kannalta tärkeää, että tieto on saatavana sellaisessa muodossa, että sitä voidaan käyttää ja hyödyntää. Intranet- tai vastaavien järjestelmien käyttöönotto sekä tietojoukkojen määrittely soveltuvat hyvin kehitysprojekteiksi.
  3. Organisaation sisäisen kommunikaation parantaminen
    1. Tyypilliset intranet-ratkaisut eivät välttämättä sovellu kaikkiin organisaatioihin ja työpisteisiin. Kommunikaatiotapojen laajentaminen sähköisillä ilmoitustauluilla tai mobiilisovelluksilla on tyypillisesti kokeiltavissa oleva askel.
  4.  Asiakasdatan keruu ja hyödyntäminen
    1.  Asiakasdataa saadaan nykyisistä järjestelmistä ja erikseen toteutettavista kysely-ja tutkimusprojekteista. Tiedonkeruumenetelmien kehitys ja testaus esimerkiksi pilottina tehtävän asiakaskyselyn muodossa tuottaa asiakkaalle uusia toimintamalleja sekä toistettavissa olevia rutiineja. Yhdistettynä tiedonhallinnan kehittämiseen saadaan tulevaisuuden päätöksenteko tietoon perustuvaksi.

Muutosjohtamisen kehityssalkku

Hyvät ideat eivät johda parannuksiin, jos jalkauttaminen jää puolitiehen. Valitun kehityskohteen muutos arkisiksi, toimiviksi käytännöiksi edellyttää erityistä huomiota muutosprosessiin ja muutosjohtamiseen. Pilotin tulokset jalkautetaan muutosjohtamisen vipuvartta hyödyntäen tarkastelemalla toimintamuutosten, viestinnän ja työn välisen suhteen kehittymistä yksilö- ja ryhmätasolla.